Оптимизация подготовки аукционных заявок
Правила, механизм и техника подготовки заявок, максимально развернуто и применимо на практике, с образцами и шаблонами.
Для каждого типа имеются свои правила, для того, чтобы сделать заявки быстро и без ошибок. Разумеется, можно использовать для себя часть правил, адаптируя под специфику конкретной заявки
ПРОСТЫЕ ЗАЯВКИ
Требований к показателям немного.
Главное здесь - не ошибиться при отработке показателей, в т.ч. и в рамках одновременного попадания и в ГОСТЫ и в требования к показателям.
Инструкция простая и "прозрачная".
Как правило, описаны толкования основных знаков и формулировок, они не отличаются от общепринятого толкования.
Механизм.
К отработке показателей ничего дополнительно делать не надо, после подготовки нужно контролировать заявку на предмет отсутствия слов-паразитов.
Также требуется к каждому товару приписывать страну происхождения, плюс отмечать, что товары "...являются новыми... и т.п.". ниже можно скачать образец "универсальной приписки" на эту тему.
Также есть смысл сразу проставлять "Согласие", с тем, чтобы в будущем не возникало спорных ситуаций, прикрепили ли бумажное "Согласие" (его еще могут и потребовать).
Можно скачать шаблон для заявки.
|
Набор слов-паразитов |
Образец универсальной приписки |
Шаблон для заявки с "Согласием" |
В результате будет готова грамотная заявка, ошибки, в т.ч. слова-паразиты исключены, страна происхождения проставлена, необходимые пояснения "о новизне товаров" и т.п. имеются.
Эти три действия являются обязательными для всех типов заявок, причем реализовать их просто, эффективность очевидна.
ПРОСТЫЕ ОБЪЕМНЫЕ ЗАЯВКИ
Много требований к показателям.Инструкция простая и "прозрачная".
Основная задача - не допустить ошибок, отрабатывая объемные требования.
Разумеется, есть смысл контролировать готовую заявку на слова-паразиты, прописывать страну происхождения и делать универсальную приписку.
Трансформация требований.
Для упрощения отработки есть смысл трансформировать требования к показателям в то, что будет намного удобнее отрабатывать.
Ниже есть примеры. Исходник требований и требования для работы.
Понятно, что переведя из "нечитаемого" и непригодного формата в пригодный для работы, уменьшает вероятность ошибки, экономит силы и время.
|
Исходник требований |
Результаты трансформации |
Дневник заявки ШАБЛОН |
Видно, что 130 страниц исходника "трансформировались" в 17 страниц. При трансформации подсвечены значимые слова и ГОСТЫ, сделано все, чтобы было удобно и понятно отрабатывать показатели. Все упорядочено и толково подготовлено.
Сама трансформация занимает не более получаса, а то и меньше, полезность очевидна.
СЛОЖНЫЕ ЗАЯВКИ
Много требований к показателямИнструкция усложнена.
Понятно, что такие "усложнения" провоцируют на ошибки, которых вполне можно избежать.
Механизм.
Сделать дневник заявки.
В нем прописываются основные тонкости и хитрости инструкции, то, как к примеру, надо писать диапазоны и т.п.
Это поможет, т.к. не надо каждый раз смотреть в инструкцию, чтобы понять, как прописывать ту или иную формулировку, в голове все удержать весьма сложно.
Трансформировать инструкцию
Инструкцию разложить на составляющие, или выделить ключевые положения.
|
Образец исходника инструкции |
Инструкция после трансформации |
Дневник заявки ШАБЛОН |
Видно, что такое выделение позволяет отмести все несущественные абзацы, оставив только то, что нужно для заявки.
Трансформировать требования к показателям.
В требованиях могут быть разные "примочки", от слитного текста, до разрозненности, когда показатели одного товара разбросаны по всему файлу, и их сначала нужно сводить вместе.
|
Исходник требований |
Результаты трансформации |
Видно, что 130 страниц исходника "трансформировались" в 17 страниц.
При трансформации подсвечены значимые слова и ГОСТЫ, сделано все, чтобы было удобно и понятно отрабатывать показатели.
Все упорядочено и толково подготовлено.
Сама трансформация занимает не более получаса, а то и меньше, полезность очевидна.
Понятно, что такая подготовка поможет, не отвлекаясь, сосредоточиться на показателях.
Исключение слов-паразитов.
Пример, 35 страниц требований, в которых есть такое.
Диаметр должен быть не более 35 мм.
Толщина должна быть не более 1 мДлина должна быть не менее 10 см.Или такое, что особенно затрудняет работу, требует массу времениБолт должен предназначаться для...Должны соответствовать ГОСТТребуется наличие заземленияНе должен поддерживать горениеЦвет должен быть зеленый
Понятно, что при отработке значений, масса времени уходит на то, чтобы вырезать эти все "должен" и "требуется", понятно, что если таких слов (35 страниц требований) больше сотни, то только на их корректировку уйдет масса времени.
Плюс, если каждый раз удалять эти "должен быть" и "требуется", то однозначно можно ошибиться с простановкой значений показателей.
Поэтому еще до отработки значений, нужна "перефразировка".
Поиск по файлу сочетания "долж".
Исключение слова-паразита или перефразировка
Есть
Поиск по файлу сочетания "долж".
Исключение слова-паразита или перефразировка
Есть
Диаметр должен быть не более 35 мм.
Будет
Диаметр не более 35 мм.
Есть
Болт должен предназначатЬся для...
Будет
Болт предназначаЕтся для...
И так далее, это потребует сравнительно немного времени, но результат очень пригодится потом.
Мы подготовили подборку, "ТЕХНИКА ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК", в которой максимально развернуто прописан механизм, что и как надо делать при подготовке таких заявок.
ТЕХНИКА ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК
Понятно, что контроль готовой заявки проводится по правилам, прописанным для простых заявок.
ТЕХНИКА ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК
Понятно, что контроль готовой заявки проводится по правилам, прописанным для простых заявок.
СВЕРХСЛОЖНЫЕ ЗАЯВКИ
Очень много требований к показателям.Сверхсложная и запутанная инструкция.
Механизм работы с требованиями по сути не отличается от приведенного выше, для сложных заявок.
"Сверхсложность" состоит в том, что инструкция такая, что даже с 3-го раза не поймешь, как прописывать то или иное требование.
Более того, в инструкции имеется масса ловушек, или т.н. "водораздел", когда, к примеру, наличие "двоеточия" в наименовании показателя означает один вариант требований, а отсутствие "двоеточия" в наименовании показателя означает уже другой вариант требований.
И в голове, когда отрабатываются показатели, держать это весьма сложно. В этом случае есть смысл прописать "шпаргалки" по инструкции, в рамках "водораздела".
Один файл "С двоеточием", другой файл "Без двоеточия", и держать их открытыми, отрабатывая показатели.
Сами шпаргалки делаются полчаса, для сравнения, отработка по требованиям может занимать 7-25 часов, понятно, что с перерывами.
|
Исходник инструкции |
Файл "С двоеточием" |
Файл "Без двоеточия" |
Важно. Часто делаются несколько заявок для одного и того же заказчика, почерк требований которого и инструкция не меняются, понятно, что сделав один раз такую шпаргалку, ее можно всего использовать в будущем.
НЕАДЕКВАТНОСТЬ требований
Очень часто видно, что инструкцию делал один человек, а требования к показателям другой, и они друг с другом не взаимодействовали.
Иначе как еще можно объяснить то, что инструкция противоречит требованиям, или в требования есть знаки, не прописанные в инструкции и т.п.
Иногда сами требования (не идет речь об опечатках), совершенно "непонятные", и не ясно, как их прописывать в заявке.
И здесь необходимо "полноценно" использовать технику подготовки заявок, с тем, чтобы "высвободить" ресурсы на разгадку ребусов.
ТЕХНИКА ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК
Как отмечалось выше, дополнительная "подготовка к подготовке" позволяет сэкономить силы для отработки требований, контроль готового позволяет исключить "забытые" слова-паразиты и т.п.
Мы подготовили подборку, "ТЕХНИКА ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК", в которой максимально развернуто прописан механизм, что и как надо делать при подготовке таких заявок.
ТЕХНИКА ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК
ТЕХНИКА ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК
Основные направления.
Дневник заявки.
Дневник заявки.
Коротко о том, что надо делать, как трактовать и т.п. отмечаются значимые тонкости и "ловушки", прописывается то, чего нельзя забывать.
Трансформация требований.
Требования переводятся в формат, который удобно отрабатывать.
Трансформация инструкции.
Инструкцию надо разложить на составляющие, или выделить ключевые положения.
Контроль готовой заявки.
Достаточно бывает просто исключения слов-паразитов.
Запросы.
Как правило, запросы эффекта не дают, на вопрос даются размытые ответы или ответы типа "смотрите в инструкцию, там все написано". То есть этот рычаг не такой эффективный, как может показаться.
Жалобы в ФАС.
Именно на некорректные требования или инструкцию. С одной стороны, весьма эффективно, с другой, нет гарантии, что жалобу признают обоснованной, рассмотрение "длинное", а заявку все равно надо делать и подавать.
Дополнительное усиление.
Ряд рычагов, именно в рамках подготовки заявок, которые их "усиливают". Здесь и оформление готовой заявки, и создание "некопируемой заявки", и иные рычаги, которые позволяют добиться результата - допуска к аукциону.
ПРИРОДА ПОКАЗАТЕЛЯ
Дискретная, то есть значение может быть ТОЛЬКО конкретным, длина, ширина и т.п.Интегральная, то есть значение может быть ТОЛЬКО диапазонным, диапазон температур эксплуатации, фракция щебня и т.п.
Если не ясно, как трактовать то или иное требование, надо опираться на природу показателя.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСИЛЕНИЯ
Каждая заявка (особенно сложная) индивидуальна.
Понятно, что приведенные выше советы обобщенные, а для работы с конкретной заявкой можно придумать дополнительные рычаги или использовать наработки из разряда "высшего пилотажа".
Можно анализировать причины отклонения по этому же заказчику, сразу видны ловушки, можно включать в заявку "индивидуальные приписки", относительно спорных показателей, можно "клонировать" товары, если в рамках одного товара никак невозможно, прописать все требования и т.п.
Задача одна, упростить, ускорить и удешевить подготовку заявки, обеспечить допуск к аукциону.
ЧТО МЫ МОЖЕМ СДЕЛАТЬ в этом направлении
Подготовить заявку, под ключ.Сделать "подготовку", чтобы клиенты отрабатывали только требованияВыполнить контроль готовой заявкиОтветить на ключевые вопросы, как к примеру, прописывать диапазон.
