3 способа оформить дополнительные работы по контракту
Как Подрядчику оформить дополнительные работы, которые или планируются, или выполняются, или уже выполнены.
Зачастую согласованию допов должного внимания не уделяют.
Все делается "на ходу", по устной договоренности, в стиле "делайте, потом все согласуем".
Плюс, часто остановка работ до согласования допов является невозможной и их необходимо делать, чтобы не тормозить основные работы.
Однако потом обещания часто "забываются" допы не согласовываются и не оплачиваются.
Также начисляются пени за просрочку (допы требуют дополнительного времени), не принимаются работы и т.п.
Чтобы этого всего не было, необходимо уделять внимание оформлению допработ, разделив все на три значимых направления.
Необходимость в них установлена
Еще не начинались.
Устное согласие было
Письменно не зафиксировано
Была устная команда "делать"
Согласование письменно не проводилось
Технологии ускорения
Необходимые письма и действия
В зависимости от направления имеются три варианта действий.
Допработы ПЛАНИРУЮТСЯ
Действия Подрядчика
Подготовить письмо-уведомление о необходимости дополнительных работ.
В нем должны быть такие формулировки
В процессе выполнения работ Подрядчиком установлено, что общий объем работ, необходимых для надлежащего исполнения Подрядчиком своих обязательств, превышает указанный в контракте.
В соответствии с п.3 ст. 743 ГК РФ Подрядчик, который обнаружил необходимость в выполнении доп.работ, должен уведомить об этом Заказчика, и обязательно получить его согласие на выполнение доп.работ.
Отправить это письмо-уведомление Заказчику
Требуется отправить его по почте, по факсу либо лично, с обязательной отметкой об отправке/принятии.
Получить от Заказчика согласие (обязательно письменное) на выполнение допработ.
Обоснование
Согласно ст. 743 ГК РФ Подрядчику необходимо в обязательном порядке известить Заказчика о необходимости осуществления допработ, получить его письменное согласие и только тогда приступать к таким работам.
Если письменного согласия Заказчика на допработы не имеется, Подрядчик вправе приостановить работы, письменно проинформировав об этом Заказчика.
Заказчик обязан оплатить допработы, причем его ссылки на то, что цена контракта твердая и т.п. некорректны (см. ст. 1102 ГК РФ).
Документы
Письмо-уведомление о необходимости дополнительных работ.
Ответное письмо от Заказчика с его согласием на выполнение таких работ
Акт (если требуется) согласования допработ
Откорректированное ТЗ (допы добавлены).
Откорректированные сметы (допы добавлены)
Недопущение возникновения спорных ситуаций
Отсутствие согласия Заказчика на выполнение Подрядчиком допработ означает то, что и оплачивать их Заказчик не обязан.
Требуется обязательно получать согласие Заказчика на допработы.
Доказательством являются только письменные документы, потому требуется оформлять всю переписку должным образом: с подтверждением отправки по почте или получения Заказчиком всех писем.
Просьбы, которые исходят со стороны Заказчика должны подтверждаться официальными письмами.
Оформление всех документов должным образом
Доказательством являются только письменные документы, поэтому требуется оформлять всю переписку должным образом, а именно: с подтверждением отправки по почте или получения Заказчиком всех писем.
Уведомление (Заказчику) о необходимости в проведении дополнительных работ
Обоснование (Заказчику) необходимости включения допработ в договор
Письмо (Заказчику) о согласовании необходимых дополнительных работ
Пошаговая инструкция по согласованию и оформлению допработ
Допработы ПРОВОДЯТСЯ
Они начаты, но не выполнены. Письменного согласия Заказчика на их выполнение не было, была только устная команда, "делать допработы".
Негативные последствия отсутствия оформления допов расписаны выше.
В данном случае допработы необходимо согласовать постфактум, используя формулировки, подразумевающие
Дату обнаружения необходимости в допах
Дату уведомления Заказчика (даже устного) о необходимости в таких работах
Фиксацию факта согласия (даже устного) Заказчика на выполнение этих работ
Дату начала допработ
Иные параметры, стоимости, виды и содержание.
И требуется дополнить все просьбой согласовать все ПИСЬМЕННО.
Очевидно, что составление такого письма не может быть формализовано, каждый случай индивидуален, однако основные принципы (фиксация фактов согласия на допы и просьбу все подтвердить письменно) должны быть соблюдены.
Результатом действий Подрядчика должно быть подписание Заказчиком всех согласовательных документов по допработам (см. выше).
Дополнительные работы ВЫПОЛНЕНЫ
Наиболее "сложное" направление, при том что работы не были письменно согласованы.
Понятно, что Заказчик осознает свое право их не оплачивать, и может даже этим бравировать, разумеется, не собираясь их согласовывать вообще.
Однако, может добиться оплаты не согласованных допработ.
Для этого нужно, чтобы был собран комплект документов, прямо или косвенно подтверждающий согласие Заказчика на выполнение допработ, или отсутствие его возражений.
Это могут быть письма от Заказчика, акты приемочных комиссий, рабочие журналы и т.п.
Все это необходимо "объяснить" разъяснением по таким допам, где прописывается в формате "пост-фактум" согласие Заказчика на выполнение допработ и иные параметры.
Это дает возможность Подрядчику как требовать оплаты, так и подстраховывает его в рамках отступления от ТЗ, просрочки или "нежелания" Заказчика принимать основные работы.
Также имеется еще одна делать, которую многие упускают.
Даже, если суд не взыщет оплату за несогласованные допы, стоимость этих работ можно взыскать как "неосновательное обогащение".
При этом, даже одно упоминание об этом рычаге (весьма эффективном) позволяет добиться оплаты допработ в рабочем порядке.
Составление письме и комплектование "базы" не может быть формализовано, каждый случай индивидуален.
В нашей практике имеются примеры того, как "срабатывали" намеки на неосновательное обогащение или приносили результат согласования "пост-фактум", с неявным акцептом с доводами Подрядчика.
Как УСКОРИТЬ согласование
Кроме собственной оперативности в подготовке писем можно использовать и иные механизмы.
К примеру, можно сразу подготовить ответное письмо от Заказчика, в котором он согласен на выполнение доп.работ.
Запросить РАБОЧИЕ ПИСЬМА
Можно получить от нас письма, которые мы подготовили для наших клиентов.
В отличие от шаблонов, это уже "рабочие" документы, показывающие как можно формулировать ту или иную фразу или просьбу.
И в связке с шаблонами это поможет быстрее сделать Подрядчикам необходимые им письма.
ОПЛАТА ДОПРАБОТ
По ссылке имеется материал, позволяющий понять и оценить механизм получения оплаты допработ, в т.ч. не согласованных вовремя.
