Что мы можем сделать для оформления и оплаты дополнительных работ
При своевременном и грамотном оформлении дополнительных работ, Подрядчик гарантированно получает оплату за их выполнение.
Оформление документов Переговоры | Оформление документов Переговоры Консультирование Подрядчика | Оформление документов Переговоры Консультирование Подрядчика | Оформление документов Переговоры Консультирование Подрядчика |
Согласование допработ с Заказчиком
Зачастую Подрядчик не знает, как правильно согласовывать допработы, обычно это делается устно или постфактум, в расчете на то, что в процессе выполнения работ Заказчик будет лоялен, или на то, что Заказчик, дав устное обещание согласовать работы и оплатить свое обещание сдержит.Однако потом, по завершению работ, происходит следующее – так как они не согласованы письменно, Заказчик их и не оплачивает, находя для этого массу причин.У Подрядчика нет возможности получить оплату, так как допработы вовремя не оформлены надлежащим образом.Более того, желая остаться с Заказчиком в хороших отношениях, Подрядчик не использует документарный формат, считая, что это испортит отношения с Заказчиком.
Данное заблуждение развеивается просто: никогда грамотный Заказчик не будет «обижен» на Подрядчика, который выполняет все предписания законодательства.
Наши действия в рамках помощи в оформлении допработ
По факту возникновения.
- Документооборот
- Подготовка писем Заказчику о согласовании допработ
- Использование грамотных формулировок
- Согласовать выполнение допработ
- Без допработ выполнение основных работ невозможно
- Учет переноса сроков из-за допработ
- Указание сроков выполнения допработ
- Указание новых сроков выполнения основных работ
- Просьба согласовать новые сроки
- Ключевые слова
- Использование правильных формулировок, которые идентифицируют письмо именно как согласование допработ, а не как простое информационное письмо.
- Разъяснение обязанностей Заказчика
- Заказчик обязан согласовать допработы, иначе Подрядчик может вообще остановить выполняемые им работы, расторгнуть контракт, требуя уплатить ему за фактически выполненные работы
- В этом случае у Заказчика – объект как бы «подвисает». Именно это является основным аргументом, так как многие Заказчики просто не знают своих обязанностей, прав Подрядчика и последствий, которые возникают при неисполнении Заказчиком обязанностей.
- Подготовка шаблона для ответного письма от Заказчика
- Нелишнее действие. Заказчик соглашается (письменно) на допработы, используя шаблон, предоставленный Подрядчиком
- Согласование происходит быстрее
- Заказчик более лоялен (ему сэкономили время)
- Ответное письмо Заказчика соответствует всем требованиям согласования допработ
- Письмо по шаблону содержит все необходимые формулировки, значит допработы согласованы грамотно.
Результат: согласованные допработы, последующая оплата допработ.
Согласование допработ постфактум.
- Дополнительные работы уже выполнены, но продолжается выполнение основных работ.
- Так как допрабоы не согласованы, то есть риск непринятия их Заказчиком и, соотвственно, отказа в оплате допработ.
- Задача, оформить допработы уже после того, как они выполнены.
Что мы можем сделать
- Подготовить пакет документов (писем Заказчику, разъяснений по допработам, актов приемки допработ и т.п.), направить его Заказчику с шаблонами ответных писем от имени Заказчика.
- Акцент – на даты допработ: будет подразумеваться, что проведено согласование допработ «на бумаге» –до начала их выполнения
- Использование формулировок, которые подтверждают согласие Заказчика именно на дату начала допработ.
- Указать, каким образом Заказчик может оплатить допработы (ссылки на с законодательство).
Результат: согласованные допработы, последующая оплата допработ.
По окончанию всех работ
Что мы можем сделать.
- Подготовить пакет документов (писем Заказчику, разъяснений по допработам, актов приемки допработ и т.п.), направить его Заказчику с шаблонами ответных писем от имени Заказчика. Подготовить сопроводительное письмо к актам КС-2 именно на допработы, если эти акты составлены отдельно от актов на основные работы.
- Акцент – на даты допработ: будет подразумеваться, что проведено согласование допработ «на бумаге» –до начала их выполнения.
- Указать, каким образом Заказчик может оплатить допработы (ссылки на с законодательством).
- Использование формулировок, которые подтверждают согласие Заказчика именно на дату начала допработ.
Результат: согласованные допработы, в требуемом формате, последующая оплата допработ.
Превентивные меры по дополнительным работам
- Как правило, оформлению допработ Подрядчик уделяет мало внимания. Причем многие допработы и без оформления согласовываются, принимаются и оплачиваются.
- Однако, даже один случай неоплаты допработ может привести как у финансовых потерям, так и к значительным затратам времени Подрядчика.
- Поэтому лучше заранее наладить работу так, чтобы спорных ситуации по допработам не возникало в принципе.
По требованиям законодательства допработы должны быть оформлены до начала их выполнения
- Письмо Подрядчика в адрес Заказчика о необходимости в проведении допработ
- Письмо Заказчика в адрес Подрядчика о согласии в проведении допработ
- Согласование сроков выполнения допработ и (при необходимости) новых сроков основных работ
- Подписанные акты на допработы
При соблюдении этих правил Подрядчик имеет право получить оплату за допработы или (в случае неоплаты) успешно взыскать оплату через суд.
- Ошибки в этих документах, отсутствие какого-либо документа приводят к невозможности получить оплату.
- Поэтому требуется знать алгоритм оформлении допработ и своевременно его применять.
Что мы можем сделать
- Усовершенствовать документооборот Подрядчика в части, связанной с допработами
- Подрядчик знает какие документы, с каким содержанием, кому и как отправлять
- Подрядчик знает, когда оформлять и отправлять документы, у Подрядчика есть образцы документов
- Разъяснить порядок действий Подрядчика
- Подрядчик знает, что и когда делать при необходимости в допработах
- Передача опыта
- Подрядчик знает, каких ошибок следует не допускать
- Подрядчик знает тонкости и нюансы действий при необходимости в допработах
- Наглядность
- Инструкции, образцы, разъяснения – все просто, понятно, удобно для использования.
