Зачастую Подрядчик не знает, как правильно согласовывать допработы, обычно это делается устно или постфактум, в расчете на то, что в процессе выполнения работ Заказчик будет лоялен, или на то, что Заказчик, дав устное обещание согласовать работы и оплатить свое обещание сдержит.
Однако потом, по завершению работ, происходит следующее – так как они не согласованы письменно, Заказчик их и не оплачивает, находя для этого массу причин.
У Подрядчика нет возможности получить оплату, так как допработы вовремя не оформлены надлежащим образом.
Более того, желая остаться с Заказчиком в хороших отношениях, Подрядчик не использует документарный формат, считая, что это испортит отношения с Заказчиком.
Данное заблуждение развеивается просто: никогда грамотный Заказчик не будет «обижен» на Подрядчика, который выполняет все предписания законодательства.
Наши действия в рамках помощи в оформлении допработ
По факту возникновения.
Документооборот
Подготовка писем Заказчику о согласовании допработ
Использование грамотных формулировок
Согласовать выполнение допработ
Без допработ выполнение основных работ невозможно
Учет переноса сроков из-за допработ
Указание сроков выполнения допработ
Указание новых сроков выполнения основных работ
Просьба согласовать новые сроки
Ключевые слова
Использование правильных формулировок, которые идентифицируют письмо именно как согласование допработ, а не как простое информационное письмо.
Разъяснение обязанностей Заказчика
Заказчик обязан согласовать допработы, иначе Подрядчик может вообще остановить выполняемые им работы, расторгнуть контракт, требуя уплатить ему за фактически выполненные работы
В этом случае у Заказчика – объект как бы «подвисает». Именно это является основным аргументом, так как многие Заказчики просто не знают своих обязанностей, прав Подрядчика и последствий, которые возникают при неисполнении Заказчиком обязанностей.
Подготовка шаблона для ответного письма от Заказчика
Нелишнее действие. Заказчик соглашается (письменно) на допработы, используя шаблон, предоставленный Подрядчиком
Согласование происходит быстрее
Заказчик более лоялен (ему сэкономили время)
Ответное письмо Заказчика соответствует всем требованиям согласования допработ
Письмо по шаблону содержит все необходимые формулировки, значит допработы согласованы грамотно.
Обычно этих действий достаточно, для того, чтобы согласовать допработы. Разумеется, если потребуется проведение дополнительных переговоров, мы готовы принять в них участие, на указанных выше принципах.
Дополнительные работы уже выполнены, но продолжается выполнение основных работ.
Так как допрабоы не согласованы, то есть риск непринятия их Заказчиком и, соотвственно, отказа в оплате допработ.
Задача, оформить допработы уже после того, как они выполнены.
Что мы можем сделать
Подготовить пакет документов (писем Заказчику, разъяснений по допработам, актов приемки допработ и т.п.), направить его Заказчику с шаблонами ответных писем от имени Заказчика.
Акцент – на даты допработ: будет подразумеваться, что проведено согласование допработ «на бумаге» –до начала их выполнения
Использование формулировок, которые подтверждают согласие Заказчика именно на дату начала допработ.
Указать, каким образом Заказчик может оплатить допработы (ссылки на с законодательство).
Подготовить пакет документов (писем Заказчику, разъяснений по допработам, актов приемки допработ и т.п.), направить его Заказчику с шаблонами ответных писем от имени Заказчика. Подготовить сопроводительное письмо к актам КС-2 именно на допработы, если эти акты составлены отдельно от актов на основные работы.
Акцент – на даты допработ: будет подразумеваться, что проведено согласование допработ «на бумаге» –до начала их выполнения.
Указать, каким образом Заказчик может оплатить допработы (ссылки на с законодательством).
Использование формулировок, которые подтверждают согласие Заказчика именно на дату начала допработ.
Результат: согласованные допработы, в требуемом формате, последующая оплата допработ.
Превентивные меры по дополнительным работам
Как правило, оформлению допработ Подрядчик уделяет мало внимания. Причем многие допработы и без оформления согласовываются, принимаются и оплачиваются.
Однако, даже один случай неоплаты допработ может привести как у финансовых потерям, так и к значительным затратам времени Подрядчика.
Поэтому лучше заранее наладить работу так, чтобы спорных ситуации по допработам не возникало в принципе.
По требованиям законодательства допработы должны быть оформлены до начала их выполнения
Письмо Подрядчика в адрес Заказчика о необходимости в проведении допработ
Письмо Заказчика в адрес Подрядчика о согласии в проведении допработ
Согласование сроков выполнения допработ и (при необходимости) новых сроков основных работ
По их завершению должны быть
Подписанные акты на допработы
При соблюдении этих правил Подрядчик имеет право получить оплату за допработы или (в случае неоплаты) успешно взыскать оплату через суд.
Ошибки в этих документах, отсутствие какого-либо документа приводят к невозможности получить оплату.
Поэтому требуется знать алгоритм оформлении допработ и своевременно его применять.
Что мы можем сделать
Усовершенствовать документооборот Подрядчикав части, связанной с допработами
Подрядчик знает какие документы, с каким содержанием, кому и как отправлять
Подрядчик знает, когда оформлять и отправлять документы, у Подрядчика есть образцы документов
Разъяснить порядок действий Подрядчика
Подрядчик знает, что и когда делать при необходимости в допработах
Передача опыта
Подрядчик знает, каких ошибок следует не допускать
Подрядчик знает тонкости и нюансы действий при необходимости в допработах
Наглядность
Инструкции, образцы, разъяснения – все просто, понятно, удобно для использования.
Результат: еще до возникновения необходимости в допработах Подрядчик готов их правильно оформить, знает свои права, четко представляет свои действия в этой ситуации.
