Действия Подрядчиков в ситуациях, когда дополнительные работы своевременно не согласованы с Заказчиками
Ситуация заключается в следующем: Подрядчиком сделаны дополнительные работы, однако их вовремя не согласовали.
Исходные данные
- КС-2 с Заказчиком подписаны и согласованы только на основные работы, на допработы акты не подписаны.
Описание ситуации
- Выполнены работы по контракту, в т.ч. и дполнительные работы. Однако с Заказчиком допработы отдельно (письменно) не согласованы. Существует вероятность (большая!) того, что Заказчик не оплатит допработы.
- Кроме того, из-за допработ получилась просрочка в сдаче основных работ.
Предполагаемые результаты
- Допработы не приняты и не оплачены.
- Подрядчику будет начислена пеня, так как произошла просрочка.
Рекомендуемые действияПодрядчику нужно письменно обосновать свою позицию (в результате чего произошло смещение сроков)
- Подрядчик должен обосновать выполнение им допработ с согласия Заказчика.
Документы, которые можно назвать согласием Заказчика ( иными словами, акцептом):
- Конечно же, письма о согласовании допработ (по условиям задачи таких писем нет)
- Подписанный Заказчиком локальный сметный расчет, где есть позиции с допработами
- Акты, протоколы и прочие документы которые (неявно) подтверждают согласие Заказчика на допработы
- Новый проект (либо проектная документация, которая предусматривает необходимость в допработах), если допработы понадобились в силу изменения проекта.
- Прочие документы, которые можно идентифицировать как согласие заказчика на осуществление допработ.
Необходимые документы
- Письмо-уведомление о переносе даты сдачи основных работ («… так как требовалось выполенить допработы, это заняло … дней, в результате чего сроки сдачи основных работ по договору переносятся на … дней…»
- Согласовательное письмо по допработам, где приводится причина(ы), которая привела к необходимости в допработах, обоснование: указанные выше документы. Вместе с этим приводится требование произвести оплату допработы.
- Примечание: если требуются допработы, нужно сразу же подготовить и отправить письмо Заказчику о необходимости в допработах, причем не выполнять основные до того момента, пока Заказчик (письменно) не согласится на допработы и на изменения сроков.
Предполагаемые перспективы
- Заказчик должен принять допработы и их оплатить.
- Подготовлены, составлены и отправлены вышеуказанные письма.
- Собраны все нужные документы, в т.ч. и журнал о ходе производства работ, в которых фиксируется согласие Заказчика на проведение допработ.
Полученный результат проведенных работ (предполагает 2 варианта)
- 1-й вариант развития событий. Заказчик принял дополнительные работы, оплата была произведена.
- 2-й вариант развития событий. Заказчик принял допработы, оплаты нет. Требуется обращаться с иском в арбитражный суд, где и пригодятся все собранные документы. Оплата будет совершена, но только по решению суда (как правило, через 3-4 месяца).
Негативные последствия
- Подрядчик потратил время:
- На разбирательство с Заказчиком по поводу оплаты дополнительных работ.
- На разъяснение ситуации Заказчику (подписанная смета – согласие Заказчика на допработы)
- На переписку с Заказчиком
- На обоснование точки зрения Подрядчика должностным лицам Заказчика
- Задержка оплаты (на месяц) пока данная конфликтная ситуация разрешалась Подрядчиком лично, без участия специалистов.
Положительные стороны
- Прежде всего, практика на будущее (следует помнить, допработы в обязательном порядке необходимо согласовывать письменно)
- У Подрядчика имеются образцы писем для Заказчика
- Подрядчик знает как реагировать в подобных ситуациях.
- Сэкономленное время в будущем при решении конфликтных ситуациях.
Итоги
- Оперативное реагирование на необоснованные требования Заказчика позволит сократить объем времени, а также ускорить оплату.
- Грамотное и корректное составление письма-уведомления не позволит ситуации обратиться в конфликтные взаимоотношения «Подрядчик-Заказчик».
- Пошаговая инструкция. Скачать.
- Образцы используемых в данном случае документов (писем).
- Уведомление о необходимости выполнения дополнительных работ. Файл (*.pdf). Загрузить.
- Обоснование необходимости добавления допработ в договор. Файл (*.pdf). Загрузить.
- Письмо(а) о согласовании дополнительных работ. Файл (*.pdf). Загрузить.
