Как ускорять реакцию Заказчика на действия Подрядчика. Организация работы ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА
Задачи
Требуется знать, всегда, в любой день, на какой стадии находится тот или иной договор.
Знать в какой срок надо сделать работы
Какие документы надо предоставить, до, во время или по окончанию работ.
Охватывать стоимостной объем договоров.
Знать какие пени и штрафы, за что они будут начислены.
С минимальными затратами "обслуживать" договора.
Избежать ХАОСА и ПУТАНИЦЫ, в результате которых и возникают непредвиденные затраты.
Функции
Систематизировать договора и документы по ним.
Быстро реагировать на входящие письма и/или претензии.
Быстро и грамотно готовить свои письма и т.п.
Сложности
Видимая (но не фактическая!!!) сложность с упорядочиванием всего.
Негативные последствия упущений, даже самых казалось бы "незначительных".
Несвоевременность реагирования (на возникающие ситуации, на входящие письма и/или требования Заказчика).
КАК НАЧАТЬ
Составление файлов
Чек-лист
План действий
Белые пятна
На основании шаблонов данная задача реализуется просто и быстро, а преимущества наличия таких файлов очевидны.
Чек-лист - файл, в котором содержатся основные параметры договора, от цены до срока окончания работ, от пеней до гарантийных обязательств, также там содержится блок "Необходимые документы".
Одного взгляда на чек-лист достаточно, чтобы оценить договор, понять, что по нему важно, а что нет.
Блок "Необходимые документы" нужен для того, чтобы понимать, какие документы и когда требуется предоставлять Заказчику.
Сделав чек-лист один раз, им можно пользоваться постоянно, это своего рода "обзор договора".
План действий - это файл, в котором содержится перечень действий Подрядчика при исполнении договора, от стадии "до начала работ", до стадии "получение оплаты", в т.ч. и порядок действий во "внештатных ситуациях".
Очевидно, что Подрядчик "не забудет" выполнить необходимые действия, если они есть в плане.
Белые пятна- это файл, который составляется на основе анализа договора, в нем содержится инфо о "белых пятнах" договора, то есть о тех положениях, которые потенциально могут привести к спорным ситуациям.
Это и завышенные пени, и пробелы в правилах сдачи работ и т.п.
Знание потенциально опасных ситуаций позволит их избежать.
Разумеется, все шаблоны можно настраивать под свои задачи, исключая ненужное, или дополняя их своими пунктами.
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ. ОТДЕЛЬНЫЕ БЛОКИ
Очевидно, что на ПК каждый договор хранится в отдельной папке, в ней создаются дополнительные папки.
Договор, сканы договора, приложений к нему, сметы. ТЗ, проект и т.п.
Входящие от Заказчика, сюда копируются все письма (сканы), полученные от Заказчика.
Исходящие для Заказчика, сюда копируются все письма (сканы), отправленные Заказчику.
Рабочее, здесь хранятся вордовские файлы, сделанные письма и т.п.
Прочее, здесь хранятся прочие файлы, по данному договору.
И отдельными файлами (без папок) добавляются чек-лист, план действий и белые пятна.
Такая структура позволит, не путаясь, быстро просмотреть все данные по договору, и позволяет хранить (как в архиве) все документы.
Разумеется, можно, на свое усмотрение добавлять другие папки, но основные принципы неизменные, простота и порядок.
ПИСЬМА И ОТВЕТЫ НА НИХ
Основной принцип в переписке - своевременность и грамотность.
Необходимо быстро реагировать на любую ситуацию, которая может возникнуть, реагирование - в виде письма Заказчику, это позволит не допустить развития спорной ситуации, к примеру, письмо о приостановке работ позволяет избежать начисления пеней.
Затраты на такое письмо - полчаса времени на его составление и отправку, экономия может быть существенной, т.к. те же пени за просрочку зачастую бывают огромными.
Шаблоны и образцы писем можно хранить отдельно, все вместе, и использовать их при необходимости.
СПОРНЫЕ СИТУАЦИИ
Видов спорных ситуаций существует огромное множество.
И большинство из них возникает именно из-за несвоевременного реагирования Подрядчика, см. выше, пример с приостановкой работ.
Разрешение споров можно делать как самостоятельно, так и с нашей помощью.
Причем спорной ситуацией может считаться, к примеру, отказ (причем обоснованный) Заказчика оплачивать допработы.
Эти работы не были согласованы ранее, но выполнены, и теперь перед Подрядчиком стоит задача разрешить эту ситуацию.
Ниже приведены примеры (кейсы) по действиям в наиболее распространенных ситуациях.
Кейс "Согласование допработ"
Что и как сделано для согласования и оплаты дополнительных работ.
Кейс "Уменьшение пеней"
Что и как сделано для уменьшения (обнуления) начисленных пеней.
Кейс "Отказ принимать работы"
Что и как сделано для того, чтобы обязать Заказчика принять работы и их оплатить.
Про своевременное (т.е. превентивное) принятие мер говорить излишне, однако, даже работа "постфактум" приносит результаты.
Преимущества очевидны, кроме, собственно, разрешения спора, у Подрядчика имеется как представление о том, как подобные ситуации разрешать, так и набор писем (по сути образцы), которые можно использовать в будущем.
ВЫСШИЙ ПИЛОТАЖ
Идеал почти недостижим, но к нему надо стремиться, тем более, что реализация не так сложна как кажется.
Задача - предоставить возможность всем лицам, принимающим решение, иметь доступ к договорной работе (файлам и папкам).
Реализация проста - настройка удаленного доступа в Яндекс-Диске или в Гугл-Диске.
Файлы и папки размещаются на Яндекс-Диске или на Гугл-Диске, настраивается удаленный доступ, и работа с ними может вестись с любого устройства.
НАШЕ СОДЕЙСТВИЕ
Если есть смысл или желание поручить нам выполнение какой-либо задачи, разумеется, мы готовы это сделать.
Мы можем проанализировать договор, составить чек-лист, план действий и т.п.
Стоимость данной работы сравнительно невысокая, т.к. имеются и шаблоны и наработки, к примеру, стоимость анализа договора (до 15 страниц договора) и составление чек-листа, плана действий, составляет 800 рублей.
При этом готовый результат можно использовать как образец для самостоятельной работы.
Составление писем, ответов на претензии и разъяснений также является частью нашей работы.
Суть состоит в том, что расходы на составление писем НЕСОПОСТАВИМЫ с расходами, которые уже возникли или могут возникнуть, в результаты спорной ситуации.
Наша задача - грамотно и быстро сделать комплект писем, которых достаточно для разрешения или недопущения спора.
КАК начать РАБОТАТЬ
Связаться с нами, поставить задачу.
Можно созвониться с нами
Можно отправить вопрос (запрос) через форму обратной связи
8 (342) 287-01-54, 202-11-49
8 (909) 733-17-00 (Билайн)
8 (982) 481-11-49 (МТС)
8 (932) 337-01-54 (Мегафон)
Можно отправить запрос по электронной почте unika-perm@yandex.ru
Как правило, запрос на услугу выглядит так.
Необходима помощь в анализе контракта.
Строительный подряд
8 (111) 111-111-11. Александр.
Или просто.
Запрос на составление чек-листа
Можно также написать общие примечания, кратко изложив ситуацию.
В ответ мы направляем инфо о том, что нам надо для отработки по задаче (скан договора и т.п.), параметры работы и дату готовности результата.
Результат: готовность работать в рамках решения поставленной задачи!
ДИСТАНЦИОННАЯ РАБОТА со ВСЕМИ РЕГИОНАМИ
Мы работаем со строительными и проектными компаниями из всех регионов страны.
Дистанционный формат подразумевает работы по электронной почте, в т.ч. отправка готового результата, иных файлов, согласовательные мероприятия проводятся или по телефону или по электронной почте.
