Письмо о замене одного материала на другой, просьба согласовать эту замену. Образец.
Алгоритм составления. Рекомендации по действиям
В ходе выполнения работ возникла необходимость в замене одного материала на другой.
Требуется составить письмо о замене материалов (товаров) и направить его Заказчику.
Требуется получить от Заказчика ответное письмо с его согласием на замену материалов.
В этом случае, все необходимые действия для замены материалов в ходе работы выполнены, согласие сторон зафиксировано письменно.
Важно.
Своевременность.
Согласовательные письма должны быть сделаны ДО использования нового материала в ходе работ.
То есть даты на письмах должны предшествовать дате начала использования нового материала в ходе работ.
Ниже приведены рекомендации по составлению письма, в скомпонованном виде прописаны все обязательные составные части письма.
Направление
Действия, содержание
Формулировка
Событие
Прописать событие
В ходе выполнения работ возникла необходимость в замене одного материала на другой
Дата события
Прописать дату (обязательно)
Дата когда возникла необходимость заменить материал
Прогноз, если действия не согласованы
Прописать то, что может произойти, если не согласовать
Возможны ухудшение качества результатов работ, дополнительные расходы, невозможность использовать объект и т.п.
Что надо Подрядчику
Прописать необходимые для Подрядчика действия или результаты
Требуется согласовать применение нового материала взамен "старого", получить письменное согласие Заказчика на замену материала
Время реагирования Заказчика
Плюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письма
Просим согласовать замену материала до "___" _____ ____ г.
Просьбы к Заказчику
Или согласовать или назначить комиссию для согласования
Согласовать замену материала, либо определить (назначить) представителей, которые наряду с представителями Подрядчика, войдут в состав комиссии для определения и согласования использования иного материала
Обоснование
Прописать обоснование замены материала
В ходе работ, по объективным причинам (написать по каким) необходимо заменить один материал на другой. С сохранением первоначальной функциональности либо улучшенной
Получать
по 3 контракта
ЕЖЕМЕСЯЧНО
3
Уникальные решения
Простота реализации
Ожидаемый эффект
Разумеется, можно объединять, не выделять в тексте письма или вообще не писать в письме некоторые пункты, но желательно, чтобы письмо было составлено на основании всех приведенных выше рекомендаций.
Письмо о замене материала.
Шаблон.
Общее инфо о письмах,
правилах их составления и отправки.
Действительно очень часто возникают ситуации, когда новый материал уже использован, но его замена заранее не согласована.
Именно в письменном виде, устное согласие было, но этого оказалось недостаточно.
Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать согласование в формате "пост-фактум", необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как согласие (пусть даже устное) Заказчика, так и обоснованность замены материала и т.п.
Такие разъяснения практически невозможно подготовить по шаблонам. Необходима отработка по фактам, обстоятельствам, грамотная их интерпретация.
Необходимое письмо не было сделано и не было оправлено
Что делать в данном случае, как все зафиксировать "пост-фактум"
Заказчик не согласен на замену материалов в ходе работ
Как добиться от Заказчика согласования этой замены
Необходимо увеличение, при объеме не более 10% от контракта
Как оформить увеличение и получить полную оплату
Невозможно начинать работы из-за помех разного рода
Что делать Подрядчику в этом случае, как избежать санкций
Что делать в данном случае, 
