Письмо с разъяснением по замечаниям Заказчика, озвученным при приемке работ. Образец. Алгоритм составления. Рекомендации по действиям
В ходе сдачи/приемки работ были обнаружены недочеты. Заказчик отметил замечания, в письменном виде. Подрядчик с этим не согласен или частично согласен.
Требуется составить письмо, разъяснение по замечаниям и направить его Заказчику.
Желательно получить от Заказчика ответное письмо с его комментариями.
В этом случае, все необходимые действия
В рамках отработки замечаний заказчика
выполнены,
все зафиксировано письменно.
Важно.
Своевременность.
Согласовательные письма должны быть сделаны сразу по факту получения замечаний.
То есть даты на письмах должны быть как можно "ближе" с фактической дате окончания работ. Во избежание пеней за просрочку.
Направление
Действия, содержание
Формулировка
Событие
Прописать событие
В ходе сдачи/приемки работ были обнаружены недочеты. Заказчик сделал замечания, в письменном виде. Подрядчик с этим не согласен или частично согласен
Дата события
Прописать дату (обязательно)
Дата, когда были фактически выполнены работы
Прогноз, если действия не согласованы
Прописать то, что может произойти
Работы не приняты, не оплачены. Просрочка по документам, пени и штрафы. Нарушение прописанного порядка сдачи-приемки работ
Что надо Подрядчику
Прописать необходимые для Подрядчика действия или результаты
Проинформировать Заказчика о том, что все (мотивированные) замечания устранены, и необходимо снова провести сдачу/приемку выполненных работ
Время реагирования Заказчика
Плюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письма
Зафиксировать факт устранения недостатков, повторно провести сдачу/приемку выполненных работ до "___" _____ ____ г.
Просьбы к Заказчику
Или принять или назначить комиссию для принятия работ
Зафиксировать факт устранения недостатков, повторно провести сдачу/приемку выполненных работ
Обоснование
Прописать обоснование
Заказчик вправе отказаться от приемки результата работ в случае обнаружения недостатков, которые исключают возможность его использования в конкретных целях и не могут быть устранены Подрядчиком либо Заказчиком
Получать
по 3 контракта
ЕЖЕМЕСЯЧНО
3
Уникальные решения
Простота реализации
Ожидаемый эффект
Письмо по замечаниям.
Шаблон.
Общее инфо о письмах,
правилах их составления и отправки.
Действительно очень часто возникают ситуации, когда Подрядчик в принципе не согласен с замечаниям, или недостатки не препятствуют эксплуатации объекта, т.е. нет оснований отказываться от приемки работ,
но
Заказчик все равно работы не принимает, ссылаясь на недостатки.
.
Хотя основные работы выполнены, замечания отработаны,
но этого оказалось недостаточно.
Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать факт надлежащего выполнения работ, даже в формате "пост-фактум", необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как то, что работы сделаны вовремя, так и то, что недостаки, если они есть, или несущественны, или уже устранены.
Необходимое письмо не было сделано и не было оправлено
Что делать в данном случае, как все зафиксировать "пост-фактум"
Заказчик отказывается принимать работы, необоснованно
Как сдать работы, подписать акты и получить вовремя оплату
Заказчик "придирается" к результатам работ, необоснованно
Как в этом случае подписать акты КС-2 и получить оплату
Заказчик необоснованно начислил и выставил "огромные" пени
Что делать в данном случае, 
