Письмо с уведомлением Заказчика, требованием согласовать изменения в смете (выполняемых работах), устные пожелания Заказчика. Образец. Алгоритм составления. Рекомендации по действиям
В ходе выполнения работ Подрядчиком было обнаружено несоответствие объемов в аукционной документации (смете, ТЗ) и фактических объемов работ.
Требуется составить соответствующее письмо и направить его Заказчику.
Требуется получить от Заказчика ответное письмо с его согласием на изменение в сметах (ТЗ).
В этом случае, все необходимые действия для согласования изменения работ (смет или ТЗ) выполнены, согласие сторон зафиксировано письменно.
Важно.
Своевременность.
Согласовательные письма должны быть сделаны ДО начала выполнения работ.
То есть даты на письмах должны предшествовать дате начала работ.
Направление
Действия, содержание
Формулировка
Событие
Прописать событие
В ходе работ Подрядчику были изложены пожелания (в устной форме) в выполнении допработ.
Дата события
Прописать дату (обязательно)
Дата когда Подрядчику предложили (в устной форме) выполнить дополнительные работы.
Прогноз, если работы не согласованы
Прописать то, что может произойти, если не согласовать
Невозможность окончания основных работ, несоответствие их результатов требованиям к состоянию объекта
Что надо Подрядчику
Прописать необходимые для Подрядчика действия или результаты
Заказчик должен в письменной форме высказать свое мнение по данному вопросу. При положительном ответе, Заказчик должен согласовать новые сроки и необходимую документацию. Заказчик обязан отправить письменное распоряжение (с обоснованием) о необходимости в допработах и согласовать всю необходимую документацию и сроки.
Время реагирования Заказчика
Плюс 3, 5 или 10 дней к дате данного письма
Просим
согласовать необходимость проведение работ
до "___" _____ ____ г.
Просьбы к Заказчику
Или согласовать или назначить комиссию для согласования
Согласовать необходимость в выполнении работ. Внести необходимые изменения в ТЗ и согласовать локальный сметный расчет и т.п.
Обоснование
Прописать обоснование
Заказчик вправе вносить изменения в тех. документацию, если данные изменения не превышают 10% от первоначальной стоимости работ или оформлять все допработами
Получать
по 3 контракта
ЕЖЕМЕСЯЧНО
3
Уникальные решения
Простота реализации
Ожидаемый эффект
Письмо об изменениях в сметы или в ТЗ. Шаблон.
Общее инфо о письмах,
правилах их составления и отправки.
Действительно очень часто возникают ситуации, когда допработы уже выполнены,
но
не согласованы заранее.
.
Именно в письменном виде,
устное согласие было,
но этого оказалось недостаточно.
Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать согласование в формате "пост-фактум", необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как согласие (пусть даже устное) Заказчика, так и обоснованность
выполнения новых работ и т.п.
Необходимое письмо не было сделано и не было оправлено
Что делать в данном случае, как все зафиксировать "пост-фактум"
Необходимо увеличение, при объеме не более 10% от контракта
Как оформить увеличение и получить полную оплату
Заказчик требует выполнить работы с отступлением от ТЗ или проекта
Что делать в данном случае, 
